Il mondo HR sta cambiando rapidamente. Cosa riserva il futuro? Che ruolo avrà la tecnologia? Chi è il digital HR? E nell’epoca dell’intelligenza artificiale, ha ancora senso parlare di human resources?

Ovviamente si: nella maggior parte dei casi il digitale non sostituisce l’uomo, ma ne aumenta le capacità.

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Le tecnologie digitali hanno mutato i processi nell’ambito della gestione risorse umane. L’uso dei dati e dell’intelligenza artificiale aiuta a prendere decisioni migliori, semplificando l’individuazione dei dipendenti più motivati e di talenti, fornendo più rapide ed efficienti soluzioni per il reclutamento, la formazione, l’organizzazione del lavoro, la gestione delle buste paghe, delle ferie e dei permessi.

Ma queste decisioni alla fine dovranno essere prese da un essere umano.

Se vogliono sopravvivere le aziende devono reagire adattandosi al cambiamento e devono farlo in fretta e al contempo saper motivare e coinvolgere i dipendenti nei progetti di trasformazione digitale. Sopravvive chi dispone delle risorse giuste, soprattutto umane, ed è in grado di agire velocemente, innovarsi e adattarsi al cambiamento.

Basti pensare al cambiamento richiesto ai lavoratori nel caso in cui un azienda decidesse di: eliminare l’utilizzo della carta, modernizzare i processi di formazione e reclutamento e automatizzare i processi di learning e training.

Le innovazioni in atto richiedono ruoli professionali e modelli organizzativi nuovi. Emergono nuove professioni e sono richieste competenze ulteriori che mettono in discussione concetti di lavoro già affermati.

Gli attori principali sono il digital HR specialist e il digital HR manager, due figure professionali che insieme sviluppano e implementano le strategie necessarie ad integrare con successo i cambiamenti e le nuove metodologie di trasformazione digitale.

Il Digital HR manager è unico ed è il professionista responsabile dell’intero reparto HR digital. I digital HR specialist possono invece essere più d’uno. Piccole organizzazioni possono affidare la completa gestione a una sola figura mentre realtà medie e grandi dovrebbero disporre di più figure specializzate e coordinate dal manager e agli HR specialist saranno affidati compiti differenti.

Alcuni potrebbero dedicarsi ai soli processi di onboading del personale, altri alle attività di ricerca e implementazione di nuove soluzioni digitali, altri ancora alle attività di formazione dei dipendenti.

Nel processo di trasformazione digitale le Digital HR stanno assumendo quindi un ruolo sempre più centrale a fianco del CEO, in particolar modo nei processi di innovazione aziendale.

Guidare il cambiamento in impresa, per un Digital HR, significa interfacciarsi con numerosi funzioni aziendali, digitali e non, in modo da avere una visione globale del sistema aziendale e per ottenere i migliori risultati del cambiamento. Per far questo con successo si deve trasformare, formarsi e contaminarsi con altre professionalità, acquisendo centralità e nuove skill strategiche e divenendo una figura ibrida con ampie competenze trasversali: dal marketing, alla comunicazione, alla data analysis.

L’approccio digitale alle Risorse Umane

Applicati al mondo HR, gli strumenti digitali consentono innanzitutto un accesso più ampio e diversificato al mercato del lavoro: ne è un esempio la ricerca attiva di talenti sui social media dedicati ai professionisti e alle attività di employer branding per attrarre i profili più interessanti.

Le people analytics consentono la raccolta e l’elaborazione di dati sui quali elaborare previsioni riguardanti su talenti, profili più propensi a cercare nuove opportunità professionali, e quelli con maggiori probabilità di assumere posizioni di leadership.

La trasformazione digitale nel settore HR

Fasi dell’HR Digital Transformation: gli step della trasformazione digitale nelle risorse umane

Una ricerca condotta da Brian Solis per Cognizant e Altimeter ha distinto 6 fasi chiave nell’HR Digital Transformation:

1) Business as usual: stabilire un obiettivo chiaro e misurabile

Quando ci si approccia al digital bisogna stabilire un obiettivo chiaro e definito, strettamente correlato al business.

2) Sperimentazione: coinvolgere e individuare i promoter ufficiali in azienda

Il processo di trasformazione digitale dovrebbe partire con una fase di sperimentazione in cui si parla assieme a tutti coloro che fanno parte dell’azienda di digital transformation per cercare di diffondere l’alfabetizzazione digitale.

È consigliabile iniziare da piccoli esperimenti coinvolgendo processi aziendali semplici e individuando i soggetti che più, all’interno dell’organizzazione, che hanno capacità da influencer.

3) Valutazione e brainstorming

È bene partire da un’analisi del passato per comprendere cosa si può migliorare. Ad esempio monitorare le aree in cui i processi HR necessitano di un restyling digitale (recruiting, onboarding, formazioni, gestione stipendi) e discutere in un brainstorming a quali attività dare la priorità nel processo di digitalizazzione.

4) Strategia e priorizzazione

Si devono tenere sotto osservazione gli esperimenti in corso dando una valutazione su impatto e sforzo di ogni attività di digitalizzazione (utilizzando l’ICE Score) e identificando le trasformazioni che impatteranno nel breve, medio e lungo periodo sull’azienda in rapporto allo sforzo economico richiesto. È meglio partire con la digitalizzazione delle attività a più alto impatto e basso sforzo.

5) Convergenze. Valutare e monitorare le prestazioni

In questa fase bisogna formare il team dedicato all’HR Digital transformation, che guiderà la strategia futura all’interno dell’azienda, e assicurarsi che tutti i processi continuino ad essere monitorati e rispettati in tutte le loro componenti.

6) Studio: innovazione e adattamento.

La trasformazione digitale in ambito HR richiede un costante processo innovativo che impatti sui processi e sulla mentalità delle persone che formano l’azienda. Il digital non è un una realtà statica: l’innovazione e lo studio sono quindi fondamentali per trovare soluzioni sempre più efficaci.

Le principali aree di intervento delle digital HR

In passato le funzioni delle HR erano limitate all’assunzione e alla selezione del personale.

Oggi invece la missione principale è organizzare e gestire le risorse dell’azienda in modo che gli obiettivi siano raggiunti nel modo più soddisfacente possibile, garantire che i compiti non si sovrappongano e assicurare un buon ambiente di lavoro.

Altri compiti assunti di frequente dalle HR sono la risoluzione delle questioni di lavoro, la negoziazione con i rappresentanti sindacali dei lavoratori in merito alla politica salariale, alle controversie di lavoro e alla contrattazione collettiva. Infine si occupano di salute dei lavoratori e condizioni di lavoro (prevenzione dei rischi), sia in merito all’igiene sul posto di lavoro, che alla sicurezza dei dipendenti e all’impegno sociale dell’azienda.

Vediamo assieme le funzioni centrali nella digitalizzazione delle HR.

Funzione di assunzione

Il processo di assunzione - inteso come ricerca e selezione del personale e attrazione di nuovi talenti - è sempre stato e continua ad essere il fulcro delle funzioni delle HR.

Digital HR e software di recruiting

La selezione del personale sta andando però incontro a rapida trasformazione digitale attraverso l’integrazione con software per la selezione del personale. Le HR possono rendere più produttivo il proprio lavoro attraverso programmi che automatizzano la pubblicazione di offerte di lavoro da più fonti di reclutamento e che filtrano e valutano i candidati.

Sono oggi disponibili test virtuali per accertare le competenze dei candidati e software di verifica delle referenze. Sui siti delle aziende più avanzate in termini di Digital HR si trovano dei chatbot per video-interviste automatiche. Il candidato risponde alle domande di un sistema automatico e le risposte vengono analizzate dal sistema stesso.

Tutte le informazioni vengono raccolte su un sistema accessibile ai diversi manager che possono tener conto anche della graduatoria proposta dal sistema per decidere chi incontrare per proseguire il processo di selezione.

Questa modalità, che ha avuto grande rilievo a partire dalle limitazioni introdotte con la pandemia, continua a essere apprezzata perché consente di gestire selezioni a distanza, con grande risparmio economico e di tempo, attingendo ad un bacino più ampio di candidati di valore senza più barriere geografiche.

Per chi supera tutte queste prime fasi, alla fine arriva il colloquio in azienda.

Digital HR e social media

Tra le attività digitali, il social media recruiting è uno degli strumenti più efficaci per individuare talenti in linea con le posizioni ricercate.

A fianco dell’innovazione tecnologica delle funzioni tradizionali le HR infatti devono adottare vere e proprie strategie di marketing per promuovere il brand azienda, individuando i canali di comunicazione più efficaci: dagli eventi offline - come fiere ed eventi -, alla stampa, fino ad arrivare all’attrazione dei candidati migliori attraverso il sito web aziendale e i social media, utilizzando ambasciatori del brand precedentemente individuati tra i dipendenti più carismatici.

L’importanza del coinvolgimento deriva dall’assunto che oggi le persone non sono più prevalentemente motivate dal fattore economico, quanto dall’avere obiettivi precisi e poterli perseguire con una certa autonomia, oltre che dalle opportunità di crescita e di sviluppo delle competenze e dall’ottenere riconoscimento per i propri risultati.

Le aziende si trovano quindi a competere non solo per attrarre, ma anche per trattenere le risorse più preziose (soprattutto profili con alte competenze tecnologiche), sulla base di fattori come mission, cultura aziendale e opportunità di crascità. Le organizzazioni devono puntare ad essere great place to work, e le HR sono le figure preposte a renderle – o meglio, farle percepire - come tali.

Per riuscire ad attrarre talenti un’organizzazione deve ascoltare costantemente il feedback dei lavoratori e prendere in considerazione le criticità evidenziate per intervenire tempestivamente.

Deve avere leader influencer capaci di ispirare e sviluppare il talento e far sentire ai lavoratori di avere uno scopo, riconoscendone il lavoro e premiandone i successi. Deve garantire flessibilità e autonomia e permettere alle persone di esprimere la propria creatività in percorsi di sviluppo delle competenze e di crescita professionale.

Gli ambasciatori più credibili di questi messaggi verso il mondo esterno sono i dipendenti e i dipendenti vengono scelti e affiancati dalle HR.

Se vogliono intercettare talenti prima che lo facciano altri, i recruiter devono avere un approccio proattivo: non possono più permettersi di aspettare le risposte agli annunci ma devono individuare e contattare i giusti candidati prima ancora che si offrano sul mercato, attraverso un utilizzo professionale dei social media.

Le candidature in entrata e quelle intercettate sui social media vengono filtrate, scelte e selezionate in base a determinate parole chiave legate al job profile richiesto rendendo più snella e veloce questa fase del reclutamento.

Gestire i talenti con il career coaching

La gestione della motivazione e della crescita dei dipendenti sono stati molto influenzati dalla trasformazione digitale delle HR.

L’azienda dialoga con manager e collaboratori, li allinea agli obiettivi di business e ne segue la crescita professionale in un sistema di sistema di growing e coaching gestito dalle Digital HR.

Le risorse vengono invitate a scoprire e valorizzare i propri punti di forza mediante interviste e test attitudinali, beneficiando della guida di figure senior o di veri e propri career counselor, selezionati dalle HR.

Funzione di organizzazione del lavoro e amministrazione del personale

La digital transformation porta con sé nuove sfide anche nell’ambito dell’organizzazione del lavoro e dalla grande mole di dati derivante dalla nuova suddivisione fluida dei compiti, con team che variano a seconda del progetto.

Coadiuvati da specialisti nel design, le Digital HR adottano strumenti e processi che agevolino il raggiungimento dei risultati e la soddisfazione dei dipendenti, e che riducano al minimo la dispersione di tempo ed energie in attività secondarie: programmi di onboarding per i neoassunti, sistemi per la gestione dei piani ferie, social network aziendali e altri strumenti di semplificazione, feedback e integrazione.

Ma i software sono di supporto anche nella gestione amministrativa del personale, cioè nello svolgimento dei compiti giuridico-amministrativi legati a: contratti, libro paga, gestione degli stipendi, previdenza sociale, congedi, assenze per malattia, ferie, rilevazione degli orari e simili.

Le digital HR possono semplificare tutti questi procedimenti attraverso l’utilizzo di un software HR con un database dei dipendenti che esegue le funzioni di base della gestione del personale, controllando presenze, timbrature e gestendo ferie e assenze.

Funzione di gestione del clima aziendale

Misurare il clima di lavoro e la soddisfazione dei dipendenti aiuta a rilevare i problemi in anticipo e a risolvere i conflitti.

Un clima di lavoro positivo aumenta la produttività dei dipendenti e favorisce il raggiungimento degli obiettivi, mentre uno cattivo, al contrario, crea situazioni conflittuali e peggiora i risultati.

Questionari sul clima aziendale

Per valutare il clima aziendale il digital HR può utilizzare questionari sulla soddisfazione lavorativa capaci di mettere in evidenza debolezze, problemi e necessità dei team, aumentando la redditività dell’azienda.

Competenze e formazione di un digital HR manager

Per diventare Digital HR Manager non esiste una formazione specifica. Servono tuttavia competenze in ambito di gestione delle risorse umane, conoscenze tecnologiche, visione strategica, ottime capacità comunicativo-relazionali e spiccate capacità di problem solving. Skill che si acquisiscono attraverso percorsi formativi specifici ed esperienza.

Tipicamente, un Digital HR Manager è un professionista che ha concluso un percorso accademico in materie umanistiche o in ingegneria gestionale, proseguendo gli studi con percorsi tecnici di specializzazione sulle metodologie digitali applicate al mondo HR (digital HR, comunicazione, HR methodologies e agile) e che ha maturato anni di esperienza in azienda nell’ambito della gestione del personale, focalizzandosi sulle metodologie digitali a supporto del business con corsi dedicati e acquisendo una profonda conoscenza del quadro normativo che regola i vari processi a livello aziendale.

Il Digital HR manager conosce le più evolute metodologie e gli strumenti digitali per le attività di recruiting, training, analisi delle performance, pianificazione, amministrazione, organizzazione e comunicazione interna. Utilizza i software per di talent management, performance management e di learning management system più adatti alla propria azienda. Si fa affiancare - specialmente nelle realtà più grandi - da sviluppatori software, esperti in UX Design e di Data Analysis.

I limiti della digitalizzazione in azienda

Alcuni ritengono che che la Digital HR disumanizzi l’attività delle risorse umane. Per ovviare a questo limite è opportuno investire in formazione per non creare conflittualità tra le diverse generazioni.

Il cambiamento aziendale deve passare prima di tutto attraverso un cambiamento culturale. La paura del cambiamento si vince attraverso la formazione aziendale e la diffusione di una nuova mentalità: il digital mindset.

UE e digital transformation

Il rapporto Digital Economy and Society Index dell’Unione Europea del 2019, indica che nell’ultimo anno tutti i paesi europei hanno integrato e sviluppato le proprie conoscenze e performance digitali.

I leader mondiali nella trasformazione digitale sono stati Finlandia, Svezia, Paesi Bassi e Danimarca. L’Italia invece è si è posizionata al quintultimo posto.

In Italia infatti sono ancora poche le aziende che riescono a integrare positivamente i cambiamenti e le nuove metodologie di trasformazione digitale. Molte organizzazioni fanno fatica a capire come fare e quali sono le azioni e le strategie corrette da adottare.

Alla base di tale arretratezza c’è una poca diffusione culturale e una resistenza generazionale nei confronti del cambiamento.

Conclusioni

La digital transformation è un processo di trasformazione tecnologica e digitale che sta coinvolgendo – senza possibilità di sottrarsene - tutte le realtà, dalle PMI alle grandi imprese, e tutti i settori, reparti e processi produttivi.

I dipendenti devono prendere confidenza con nuovi software, piattaforme, sistemi per la gestione dei dati e dei pagamenti e in generale tutto ciò che rientra nell’enorme insieme delle tecnologie IT.

Le Risorse Umane possono giocare un importante ruolo di guida in questa fase di trasformazione, ma per avere successo hanno bisogno però di mutare, integrando professionisti esperti di digital marketing, design thinking, UX e analytics e formando i dipendenti affinché acquisiscano tutte le competenze digitali indispensabili a proiettarsi con successo verso le innovazioni.