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Smart working e talelavoro: facciamo chiarezza

Il posto di lavoro non è più dove vai, ma ciò che fai.
Spesso si tende a confondere il telelavoro con lo smart working, anche detto lavoro agile. Ma i due due approcci, sebbene resi possibili da strumenti informatici e telematici simili, differiscono nelle modalità di svolgimento, nella flessibilità di organizzazione e nella normativa.

Il telelavoro, introdotto negli anni 2000 al fine di conciliare l’attività lavorativa del dipendente con la sua vita privata, è basato sull’idea che il egli abbia una postazione fissa ma in un luogo diverso dalla sede aziendale (tipicamente a casa propria) e un orario di lavoro ben definito.

Diversamente lo smart work è caratterizzato dalla flessibilità.
Si svolge fuori dall’azienda, in orari variabili, per una parte del giorno, della settimana o del mese. Il lavoratore ha la possibilità di svolgere i propri compiti in qualsiasi luogo. Spesso, per viaggi e trasferte, la sua postazione varierà continuamente. Oppure al contrario, potrà essere ricavata in appositi spazi adibiti all’interno dell’azienda stessa.

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Telelavoro: di cosa si tratta?

Il telelavoro

Telelavoro

Cos'è il telelavoro?

Il telelavoro, o lavoro da casa è un modo di lavorare indipendente dalla localizzazione dell’ufficio o dell’azienda, facilitato da strumenti informatici e telematici, capace di generare benefici consistenti per aziende, lavoratori e ambiente.
L’idea di far lavorare i dipendenti da casa è nata negli Stati Uniti negli anni 70. La crisi petrolifera del 1973 indusse il governo Americano a valutare il concetto di telecommuting basato sullo spostamento dei dati anziché su quello delle persone.
Verso la fine degli anni 90, i telelavoratori negli Stati Uniti avevano raggiunto i 16 milioni. In Europa i 9 milioni.
Nel 2016 i telelavoratori in Danimarca, nazione che più fa uso del telelavoro, rappresentavano ben il 37% di tutti i lavorari, in Italia invece, paese meno avanzato sotto questo aspetto, solo il 7% (fonte EWCS 2016)

Come si svolge il telelavoro?

La dotazione hardware minima consiste in un computer, connessione a internet a banda larga, periferiche necessarie e svolgere la propria mansione (es. cuffia con microfono, stampante, scanner).
L’utente esegue un accesso tramite desktop remoto al proprio PC situato in ufficio su cui sono memorizzati file e programmi o si connette al server aziendale sul quale è installato un particolare software di gestione, che integra tutti i processi di business rilevanti per un'azienda, chiamato ERP (acronimo di Enterprise resource planning). Il telelavoro è notevolmente semplificato se le aziende adottano già o passano al Cloud computing.

Come si svolge il telelavoro

Telelavoro: tutti i vantaggi

Vantaggi del telelavoro

Per i datori di lavoro

    Risparmio economico per l'azienda
  • Secondo le stime più attendibili un’azienda può risparmiare fino a 18000 euro (20.000 dollari) l’anno per ogni lavoratore che viene convertito in telelavoratore a tempo pieno
  • Riduzione dei costi fissi
  • Si passa da una struttura aziendale dai costi fissi ad una dai costi flessibili, che comporta maggiore facilità ed economicità di crescita dimensionale ed espansione geografica e assenza di barriere all’ingresso (per l'attuazione bastano un PC e una connessione internet)
  • Incremento dell'efficenza hardware
  • grazie alla possibilità di distribuire l’invio dei dati e la prestazione lavorativa in orari differenti si, si evitano sovraccarichi del server aziendale
  • Soddisfazione dei lavoratori
  • si possono integrare con facilità soggetti diversamente abili, accedendo ai benefici fiscali
  • si genera maggiore soddisfazione e produttività dei lavoratori - abbattimento del tasso di assenteismo
  • si abbatte il tasso di assenteismo
  • si eliminano dei problemi di convivenza e conflittualità tra i lavoratori, grazie alle interazioni a distanza
  • si riduce ricambio del personale
  • aumenta il tempo libero e diminuiscono i vincoli
  • Abbattimento dei costi logistici
  • si eliminano o si riduce drasticamente il numero delle postazioni di lavoro
  • si risparmia nell’acquisto o locazione di uffici
  • si risparmia nei costi di gestione (elettricità, illuminazione, riscaldamento, condizionamento, acqua, pulizia, manutenzione, messa a norma e certificazione degli impianti, hardware)
  • si riducono i costi della connessione a quelli di un’utenza privata invece che business
  • si riduce o si elimina il personale indiretto, non direttamente legato ad attività che generano i profitti dell’azienda

Per il lavoratore

    Vantaggi economici
  • si risparmiano i costi di trasporto per il tragitto casa-lavoro
  • si risparmia nell’acquisto o nell’affitto di un’abitazione in prossimità del luogo di lavoro
  • Vantaggi psico-fisici
  • si eliminano i tempi morti
  • si gode di maggiore autonomia che incrementa la soddisfazione, motivazione, creatività, concentrazione
  • si riducono i conflitti in famiglia e con i colleghi
  • si riduce lo stress da trasporto e ufficio
  • si bilancia nel miglior modo possibile il lavoro con la vita famigliare
  • si ha la possibilità di lavorare in vicinanza di figli minori, disabili, anziani a carico

Per la società e l'ambiente

    Vantaggi ambientali
  • vengono eliminati i costi ambientali dovuti al trasporto per il tragitto casa-lavoro
  • si riduce il traffico, l'inquinamento e la dipendenza estera dal petrolio
  • Vantaggi sociali
  • si riducono gli incidenti nel tragitto e sul lavoro con la diminuzione dei costi sanitari
  • si argina il fenomeno della fuga di cervelli
  • si creano nuove opportunità di lavoro
  • si risolleva il tenore di vita nelle zone rurali, evitando l’abbandono delle campagne e l’affollamento delle grandi metropoli

Smart working: di cosa si tratta?

Lo smart working

Lo smart working

Cos'è lo smart working?

Con smart working, lavoro agile o lavoro flessibile, non ci si riferisce ad una tipologia contrattuale di lavoro, ma ad una particolare modalità di organizzazione ed esecuzione dell’attività lavorativa, che consente al dipendente di non avere vincoli di orario e di luogo di lavoro. Lo smart working è pertanto caratterizzato da una flessibilità di organizzazione e svolgimento che consente di svincolare il lavoratore dagli obblighi spaziali e temporali, permettendogli di scegliere quando e come lavorare. Spesso si attua assieme al lavoro tradizionale e richiede la presenza in ufficio alcune volte alla settimana o al mese unito ad un intervallo di orari in cui il lavoratore deve essere reperibile. Il posto di lavoro dello smart worker potrà essere qualunque luogo che dispone di una connessione.

Come si svolge lo smart working?

Lo smart working si rivolge sia a manager che dipendenti e si basa su tecnologie informatiche e telematiche identiche a quelle utilizzate per il telelavoro: pc, smartphone, tablet, cloud e altre modalità di condivisione dei documenti, software per videoconferenze e per la trasmissione di dirette streaming.
Prevede che il dipendente svolga una parte del lavoro in modo tradizionale, all’interno dell’azienda, e un’altra parte al di fuori dei locali aziendali, senza che sia prevista una postazione fissa, affinché il lavoratore possa conciliare meglio il lavoro con i propri impegni personali grazie ad orari più flessibili.
Il lavoratore potrà così lavorare da casa, in una sede di co-working, al bar, o da qualsiasi altro luogo.

Come si svolge lo smart working

Smart working: tutti i vantaggi

Vantaggi dello smart working

Per i datori di lavoro

  • Raggiungimento dei risultati
    L’importante è ottenere il raggiungimento il risultato stabilito,
  • Aumento di produttività
    Questo tipo di modalità di svolgimento dell’attività lavorativa porta almeno il 20% dei lavoratori ad un aumento della produttività,
  • Work-life balance
    Bilanciamento tra la vita privata e quella lavorativa, il suo miglioramento è imprescindibile per il buon funzionamento dell'azienda e per riuscire a trattenerne i dipendenti.

Per il lavoratore e la società

  • Work-life balance
    Rappresenta un innegabile vantaggio prima di tutto per il lavoratore.
  • Riduzione effetti negativi spostamento
    I telelavoratori percorrono moltissimi chilometri in meno. Meno chilometri significano risparmio di tempo, di denaro e minori emissioni.

Smart working: come è disciplinato?

Riferimenti normativi

Come è disciplinato lo smart working?

Come è disciplinato lo smart working?

Lo smart working, già in uso nel nostro paese da qualche anno, è stato disciplinato in Italia con legge n. 81/2017 sul lavoro agile, al fine esplicito di incrementare la competitività delle aziende e dare la possibilità anche a chi occupa posizioni di lavoro subordinate, di lavorare lontano dai locali aziendali e in modo flessibile.
La norma citata definisce il lavoro agile come “una modalità di esecuzione del rapporto subordinato, stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli, e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro” e con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici, che per legge devono essere forniti dal datore di lavoro, il quale ne garantisce anche il buon funzionamento."
Una ricerca dell’Osservatorio smart working del Politecnico di Milano ha messo in evidenza una crescita in Italia del telelavoro del 40% dal 2013 al 2016, ossia ancora prima di venire codificato con legge. Gli smart worker superano oggi i 570.000 e cioè il 15% degli impiegati.

Il contratto di smart working

Il principio cardine su cui si basa lo smartworking è la volontarietà. Per dar vita a tale rapporto di lavoro serve un accordo, obbligatoriamente nella forma di un contratto scritto tra le parti, che tratti i diversi aspetti del rapporto lavorativo, con particolare riferimento agli strumenti di lavoro e alle loro modalità di utilizzo, agli orari e al recesso. Vi è sempre però la possibilità unilaterale del dipendente di recedere, con un preavviso di almeno 30 giorni (90 per i lavoratori disabili) o in presenza di un giustificato motivo.

Il contratto di smart working
Soggetti interessati e caratteristiche

Soggetti interessati e caratteristiche

Maggiormente interessate dal fenomeno risultano le grandi aziende, delle quali il 30% ha già realizzato progetti ad hoc. Seguono le piccole e medie imprese.
I liberi professionisti, i freelancer e i consulenti non possono considerarsi smart worker, in quanto per essere messo in pratica il telelavoro richiede la dimensione aziendale.

Per esplicita previsione legislativa il trattamento economico e normativo previsto per il telelavoro deve essere uguale a quello previsto per i colleghi fisicamente presenti nella sede lavorativa aziendale che svolgono le medesime mansioni: le aziende che applicano lo smart working sono pertanto tenute a retribuire i propri dipendenti con uno stipendio non inferiore a quello ordinario.

Può applicarsi sia ai lavoratori a tempo determinato che a quelli a tempo indeterminato.
Può applicarsi anche alle pubbliche amministrazioni.
Può riguardare anche un solo giorno della settimana.
Il lavoratore ha diritto alla disconnessione: nell’accordo devono sempre essere indicati i tempi di riposo del lavoratore e le misure tecniche ed organizzative necessarie ad assicurarne la disconnessione dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro.
Agli smart workers sono riconosciuti gli stessi incentivi fiscali legati alla contrattazione di secondo livello (contrattazione aziendale).
Il datore di lavoro deve informare il dipendente sui rischi generali e specifici legati all’attività svolta. E il lavoratore deve cooperare con l’azienda per attuare tutte le necessarie misure di prevenzione dei rischi connessi all’esecuzione della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali.
Al lavoratore è riconosciuta la tutela contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali, e per gli infortuni occorsi durante il normale percorso di andata e ritorno dal luogo di abitazione a quello prescelto per lo svolgimento della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali.

INAIL

Poiché lo smart working è sottoposto a copertura INAIL, l’INAIL stesso ha emesso delle circolari in cui ne precisa le regole a cui attenersi, stabilendo che lo smart worker deve:

  • cooperare con diligenza all’attuazione delle misure di prevenzione e protezione predisposte dal datore di lavoro per fronteggiare i rischi connessi all’esecuzione della prestazione in ambienti indoor e outdoor diversi da quelli di lavoro abituali,
  • non adottare condotte che possano generare rischi per la propria salute e sicurezza o per quella di terzi,
  • individuare, secondo le esigenze connesse alla prestazione stessa, o in base alla necessità del lavoratore di conciliare le esigenze di vita con quelle lavorative, i luoghi di lavoro per l’esecuzione della prestazione lavorativa in smart working rispettando le indicazioni sulla sicurezza degli impianti,
  • evitare luoghi, ambienti, situazioni e circostanze da cui possa derivare un pericolo per la propria salute e la sicurezza o per quella dei terzi

In merito all’ambiente di lavoro agile è previsto che:
  • Le attività lavorative non possono essere svolte in locali tecnici o non abitabili,
  • devono essere disponibili servizi igienici, acqua potabile e impianti a norma adeguatamente mantenuti,
  • le superfici interne non devono presentare muffa e infiltrazioni d’acqua,
  • i locali in cui si lavora devono essere adeguatamente illuminati per consentire il comfort visivo del lavoratore,
  • E’ opportuno che si provveda ad arieggiare l’ambiente e che gli eventuali impianti di condizionamento e riscaldamento siano a norma.

INAIL
E inoltre...

E inoltre...

Grande attenzione deve essere data agli strumenti di lavoro, computer, notebook, smartphone, tablet e altri dispositivi, che devono essere funzionanti, ben posizionati, regolati alla giusta luminosità e inclinazione in modo da evitare danni alla vista e alla postura. I caratteri utilizzati durante il lavoro non devono essere eccessivamente piccoli.
Durante le chiamate concernenti l’attività di smart working è buona norma utilizzare gli auricolari e moderarne il volume. Chi è affetto da particolari patologie dell’udito deve attenersi meticolosamente alle indicazioni del medico curante.
Poiché gli impianti elettrici costituiscono uno dei maggiori rischi del lavoro agile (specialmente ove non a norma o obsoleti), è richiesta la manutenzione del quadro elettrico, degli interruttori e delle prese di corrente.

Consulenza di smart working e telelavoro: come lavoriamo

Workflow di consulenza smart working

Riorganizzazione

Viene riorganizzato il rapporto di lavoro.

  • I modelli, gli spazi e l’organizzazione del lavoro vengono rivisti, analizzati e ripensati in chiave smart il classico modello di management basato sulla presenza viene sostituto da quello basato sui risultati raggiunti. Il rapporto tra il manager e il dipendente passa dal controllo alla fiducia.
  • Il lavoratore deve scegliere con il datore di lavoro il momento di inizio e quello di fine dell’attività lavorativa.
  • Il datore di lavoro deve individuare le modalità di verifica dell’attività svolta e i comportamenti sanzionabili.
Strumentazione

Viene predisposta la strumentazione.

  • Vengono forniti al lavoratore gli strumenti hardware e software adeguati per poter comunicare, condividere le informazioni e svolgere la propria attività.
  • La comunicazione deve essere mantenuta costante attraverso email e software di instant messaging e attraverso il contatto telefonico e le video conferenze.
  • Anche se al di fuori dall’ufficio, è necessario ricavarsi uno spazio esclusivamente dedicato al lavoro, ordinato e lontano da distrazioni.
  • Per massimizzare l’ottimizzazione del tempo una to do list è indispensabile, è altamente consigliata anche la pianificazione degli impegni personali per avere una visione chiara delle attività della giornata, evitando sovrapposizioni.
Sicurezza

Supporto tecnico e sicurezza dei dati.

  • L’azienda deve fornire adeguato supporto tecnico e prevedere procedure di sicurezza per tutelare i dati aziendali e non, in particolar modo la protezione dei dati personali
  • È necessario istruire correttamente l’utente e proteggerne i dispositivi.
  • È necessario attuare una serie di misure tra cui la criptazione dei dati, le connessioni alla sede attraverso VPN sicura dotata di firewall hardware e fornire all’utente un account con privilegi limitati.
  • È indispensabile inoltre mettersi al riparo dalla perdita dei dati.
Normativa
  • Datore di lavoro e dipendente devono sottoscrivere un contratto scritto appositamente studiato.

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